KONFERENZMANAGEMENT-SOFTWARE
Um einen Kongress richtig zu leiten, muss man gut sein Computerplattform, um Ihnen dabei zu helfen. Mit bikubo bieten wir Ihnen einige Tools, die Ihnen dabei helfen enorm mit den täglichsten Aufgaben der Verwaltung Ihres Kongresses.
Tools, die wir für das Management eines Kongresses anbieten
Mit bikubo können Sie vollständig anpassbare Akkreditierungen mit Ihrem Design erstellen, zu denen um einen QR-Code hinzuzufügen. Wir stellen Ihnen die folgenden Tools zur Verfügung, die zusammengenommen eine große Erleichterung darstellen Verwaltung, Reduzierung des Zeitaufwands, der Betriebskosten und der Probleme, die auftreten können:
- Anmeldungen für die Veranstaltung.
- Einbindung unseres Systems zum Versand von Tickets und deren anschließender Validierung in Ihre Online-Verkaufsplattform.
- Wartelistenverwaltung.
- Hilfsverwaltungssystem, gemeinsam mit dem Endkunden.< /li>
- Einzel- oder Massenversand elektronischer Akkreditierungen an Teilnehmer.
- Kontrolle der getätigten Verkäufe.
- Einrichtung von Zugangskontrollpunkten.
- Zugriffskontroll-Validierungssysteme.
Veranstaltungsanmeldung
- Erstellen Sie mit unserer Plattform auf einfache Weise ein kostenpflichtiges oder kostenloses Registrierungsformular. Erstellen Sie Ticketverkaufsformulare mit bikubo, sie haben eine Reihe von Funktionen, die Sie vielleicht interessant finden.
- Sie können die benötigten Felder hinzufügen.
- Sie können Bedingungen festlegen, damit einige Felder oder andere angezeigt werden, je nachdem in ein anderes Feld eingegebener Wert.
- Unsere Formulare ermöglichen es Ihnen, den Verkauf derselben Veranstaltung für mehrere Termine festzulegen. Wenn Ihre Konferenz beispielsweise eine Dauer von drei Tagen hat, in denen sich die Teilnehmer nach Tagen anmelden können, können Sie das Konfigurieren Sie die Registrierung für die verschiedenen Tage in einem einzigen Formular, und es gibt auch eine erweiterte Konfiguration ermöglicht es Ihnen, die Kapazität oder den Preis entsprechend dem von Ihnen angegebenen Datum zu ändern. Der Käufer der Akkreditierung gilt nur für die Zugriff für das ausgewählte Datum.
- Die Registrierung für die Veranstaltung kann direkt erfolgen oder zu einer Warteliste gehen, die nach Bestätigung durch die Organisator (individuell für jeden Teilnehmer oder massiv für mehrere Teilnehmer), wird endgültig, indem er die Kommunikations-E-Mails von jedem entsprechenden Staat.
- Formulare können sauber in die Webseite des Kunden eingefügt werden, ohne dass bikubo-Logos oder -Informationen erscheinen.
- Wenn der Veranstaltungsort, an dem Sie Ihre Veranstaltung abhalten werden, über nummerierte Sitzplätze verfügt, Sie können uns bitten, eine Karte mit den Sitzplätzen (Bestuhlung) zu erstellen, damit die Teilnehmer die auswählen können Sitzplätze zu kaufen. Weitere Informationen zu unseren Sitzplänen finden Sie unter diesem Link: nummerierter Sitzplan
- Die für jeden Verkauf festgelegten Provisionen betragen 1.5 % plus 0.35 Euro.
- Für die Währung US-Dollar beträgt die Provision 5 % plus 0,15 US-Dollar.
- Für die mexikanische Peso-Währung beträgt die Provision 5 % plus 10 mexikanische Pesos.
- Für die chilenische Peso-Währung beträgt die Provision 5 % plus 200 chilenische Pesos.
Integration in Ihre Online-Verkaufsplattform, unseres Ticketliefersystems und dessen anschließende Validierung
Wenn Sie bereits über ein eigenes Online-Ticketverkaufssystem verfügen und Automatisierung benötigen Um unsere Tickets direkt an den Käufer zu senden, haben wir eine API, die in Ihre Plattform integriert werden kann WooCommerce oder Shopify.
Nach jeder Operation auf Ihrer Plattform können Sie mit unserer kommunizieren und es werden bestimmte Aktionen ausgeführt.
Wartelistenverwaltung
Wie oben angegeben, kann die Registrierung eines Teilnehmers für die Veranstaltung direkt erfolgen oder bestanden werden auf eine Warteliste, die nach Bestätigung durch den Organisator endgültig wird und die E-Mails versendet der Kommunikation jedes entsprechenden Staates.
Sie können Wartelisten auch direkt auf der Plattform registrieren, was sogar möglich ist für spätere Veranstaltungen wiederverwendbar sein.
Die Zu- oder Absagen der in den Wartelisten eingetragenen Personen können erfolgen einzeln oder massiv durchführen.
Teilnehmerverwaltungssystem, das mit dem Endkunden geteilt wird
Sie können jede Veranstaltung mit einem oder mehreren Benutzern teilen, damit diese sie durchführen können bestimmte Verfahren gleichzeitig mit Ihnen.
- Sie können ihnen die Erlaubnis erteilen, die Liste der Teilnehmer anzuzeigen und bestimmte Aktionen auszuführen Verfahren zu ihnen: Änderung von Daten, Übermittlung der Akkreditierung, Änderung von Zugangsberechtigungen zum Kontrollpunkte, Akkreditierungsstornierungen, Zugriffsstatistiken pro Benutzer und andere Optionen.
- Sie können es ihnen ermöglichen, Distributoren zu registrieren und dann zu senden Akkreditierungen unter den von ihnen abhängigen Distributoren.
- Akkreditierte Benutzer können in großem Umfang Akkreditierungen über Excel-Dateien an Teilnehmer senden
- Sie können Verkaufsstatistiken und Validierungen mit diesen Benutzern teilen.
- Es ist auch möglich, dass die getätigten Zahlungen dem System angezeigt werden jeder Vertriebspartner an seinen Chef oder an den Administrator. Diese Buchhaltung erleichtert die Kontrolle der Sammlungen der Vertrieb durch Distributoren.
Einzel-oder Massenversand elektronischer Akkreditierungen an Teilnehmer
Der Administrator bietet in seinem Intranet Module zum individuellen Versand per E-Mail, Whatsapp oder SMS an Veranstaltungsteilnehmer. Sie können auch in großen Mengen senden, indem Sie eine Excel-Datei per E-Mail oder SMS an die hochladen Teilnehmer. So können Sie Tickets einfach und schnell an Ihre Teilnehmer versenden.
Die Benutzer, die Sie dafür aktivieren, können auch in großen Mengen mit dem Upload von a versenden Excel-Datei per E-Mail oder SMS an die Teilnehmer.
Kontrolle der getätigten Verkäufe
Für einen Veranstalter ist es wichtig, die Anzahl der Verkäufe zu kontrollieren für jede Ticketkategorie durchgeführt. Hierfür bieten wir verschiedene Funktionalitäten an:
- Für jede Kategorie gibt es ein Panel mit Verkaufsstatistiken nach Datum und Händler der Akkreditierung. Sie können die Statistiken anzeigen oder in Excel-Dateien herunterladen.
- Für Online-Verkaufsformulare können Sie die Höchstzahl für den Verkauf festlegen jeder Kategorie.
- Sie können Vertriebspartnern die maximale Anzahl an Akkreditierungen zum Verteilen aus jeder Kategorie zuweisen.
- Im Intranet jeder Kategorie gibt es einen Parameter, mit dem Sie angeben können, welche maximale Anzahl der zu verteilenden Akkreditierungen für jede Kategorie, die sowohl Online-Verkäufe als auch umfasst Verkäufe pro Vertriebspartner, sodass bei Erreichen dieser Anzahl keine weiteren Verkäufe mehr zulässig sind.
Einrichtung von Zugangskontrollpunkten
Für alle Tickets und Karten, die Sie mit bikubo generieren, kann ein QR oder Code aktiviert werden aus Riegeln, die als individualisiertes Zutrittskontrollelement dient.
Unser Zutrittskontrollsystem ermöglicht eine hochparametrierbare Konfiguration, die es ermöglicht an viele Bedürfnisse unserer Kunden anpassen. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung einer Reihe von Funktionen, die Wir bieten:
- Sie können für jedes Ereignis beliebig viele Kontrollpunkte hinzufügen und auswählen jede Ticket- oder Kartenkategorie, wenn Sie Zugang zu jedem hinzugefügten Checkpoint haben. Beispiele für Kontrollpunkte das können sein: Gate A, VIP-Bereich, Bus, Barverzehr, ... So können Sie für eine VIP-Kategorie festlegen, dass die damit verbundenen Tickets für den Zugang zum VIP-Bereich, zum Bus und für ein Getränk an der Bar entwertet werden können.
- Für jeden Kontrollpunkt gibt es verschiedene Parameter, die wir konfigurieren dürfen: die maximal zulässige Anzahl von Validierungen, einen Validierungszeitraum festlegen, einige zulässige Validierungsdaten, sowie Zeitfenster oder Wochentage, und Sie können auch Daten festlegen, die für die Validierung nicht zulässig sind.
- Die Option, die Validierung an einem bestimmten Punkt zuzulassen oder abzulehnen, ist ebenfalls aktiviert Kontrolle, ob bestimmte Zugangsvalidierungsbedingungen an anderen Kontrollpunkten erfüllt sind oder nicht. Zum Beispiel nicht Ermöglichen Sie die Validierung eines Getränks an der Bar, wenn der Zugang zu Tür A zuvor nicht validiert wurde. Ein weiteres Beispiel Es kann sein, dass die Zugangsvalidierung an Tür B nicht zugelassen wird, wenn sie zuvor an Tür A validiert wurde.
- Eine weitere Konfiguration der Zugriffsvalidierungen besteht darin, die Summe der Validierungen zu berücksichtigen Gruppen, so dass eine maximale Anzahl von Gruppen zugelassen werden kann. Wenn es beispielsweise 5 Zugangstüren zu einer Veranstaltung gibt, Der Benutzerzugriff kann für die 5 Türen aktiviert werden, und es kann nur eine einzige Validierung konfiguriert werden alle.
- Es ist möglich, die Validierung von Checkpoints wie Ein- und Ausgabe zu konfigurieren. So haben Sie die Kapazität jederzeit im Griff. Wenn Sie die Eingabevalidierungsoption auswählen und jemand da ist bereits mit dem QR drin ist, zeigt das System einen Fehler an, der auf dieses Detail hinweist, und wenn Sie die Option zur Bestätigung des Ausgangs auswählen, und es ist jemand draußen mit dem QR, zeigt das System auch einen Fehler an, der dieses Detail angibt.
- Sie können jederzeit die Anzahl der durchgeführten Validierungen einsehen Kontrollpunkt. Sie können auch einen Link teilen, falls Sie möchten, dass mehr Personen auf diese Daten aufmerksam werden.
Validierungssysteme für die Zugangskontrolle
Wir passen uns den unterschiedlichen Situationen an, die auftreten können, insbesondere in Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer, die für eine Veranstaltung sein können, und die Internetabdeckungsbedingungen für die Zugangsvalidierung. Daher, Sie haben verschiedene Kontrollsysteme, um den Zugang der Teilnehmer mit bikubo zu validieren.
- Zunächst wird eine erste App in die Android- und iOS-Repositories hochgeladen, was es ermöglicht Verwenden Sie die Kamera von Mobilgeräten, um den QR-Code zu lesen. Es ist eine sehr einfache und schnelle Lösung. In dem Intranet des Administrators gibt es einen Benutzernamen und ein Passwort, und mit dem Login des Benutzers können Sie mit dem Scannen beginnen Teilnehmer.
- Zweitens haben wir eine weitere App in die Android- und iOS-Repositories hochgeladen, Dadurch können Sie Barcode- oder QR-Lesegeräte über Bluetooth verbinden, wodurch ein sehr schnelles Lesen erreicht wird Es ist sehr nützlich für Veranstaltungen mit einem hohen Besucherandrang und hilft, die Bildung von Warteschlangen zu vermeiden. groß. Mit diesem System haben Sie ein professionelles Lesegerät zu einem sehr günstigen Preis.
- Drittens können Sie einen Weblink in einem Browser auf einem Computer öffnen (es ist im Intranet des Administrators erhalten), und zwar nach dem Koppeln von Barcode- oder QR-Lesegeräten über Bluetooth oder per Kabel wird eine sehr schnelle Ablesung erreicht. Es ist auch sehr nützlich für Veranstaltungen mit hohem Zulauf der Teilnehmer.
- Wenn Sie Zugangsdrehkreuze in Ihren Räumlichkeiten haben oder möchten, dass wir sie installieren, können wir das auch Wir können Ihren Zugang so konfigurieren, dass sie den Zugang mit unseren Datenbanken vergleichen können.
- Ein wichtiger Aspekt ist, dass Sie den Zugriff der Teilnehmer steuern können Ihre Veranstaltung, mit oder ohne Internetverbindung. Um ohne Internetverbindung zu arbeiten, werden Tickets zuvor heruntergeladen in die interne Datenbank des Controller-Geräts, indem Sie jederzeit eine einfache Taste drücken, wenn Sie haben Verbindung und den Rest der Zeit können Sie ohne Internetverbindung arbeiten.
Intranet für die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung
Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu registrieren, gleichzeitig mit a Intranet, mit dem Sie den Inhalt personalisieren können. Die Merkmale dieses Intranets sind:
- Konfiguration der Bereiche über das Intranet des Administrators. aufrüstbar jederzeit.
- Verwaltung von Dateien zum Download durch Benutzer
- Für Checkpoints steht ein Reservierungsverwaltungssystem zur Verfügung.
- Liste der Zugänge zu Kontrollpunkten nach Datum.
- Zugriffsliste für jeden Benutzer.
- Anpassung des Intranet-Layouts.
Netzwerksystem
Bei vielen Firmenveranstaltungen ist es notwendig, die Interaktion zwischen den Teilnehmern zu erleichtern, oder zwischen Teilnehmern und Ständen. bikubo bietet hierfür eine Reihe von technologischen Hilfsmitteln an:
- Mit bikubo kann ein Teilnehmer den QR-Code eines anderen Teilnehmers scannen und so sammeln Ihr Intranet, die Daten der gescannten Person.
- Stände können Teilnehmer scannen und erhalten ein Formular dazu das Sammeln von Informationen.
- QR-Codes können an den Ständen bereitgestellt werden, damit sie von ihnen gescannt werden können Teilnehmer und sammeln Informationen von ihnen, wobei diese Informationen jedem Teilnehmer zugeordnet werden.
- In den Anmeldeformularen ist es möglich, Besuchsagenden für die festzulegen Stände, in denen die verfügbaren Plätze angezeigt werden.
Teilnahmebescheinigungen
Nach der Feier des Kongresses kann es erforderlich sein, jedem eine personalisierte Urkunde zuzusenden Assistent unter Angabe der von ihm besuchten Präsentationen oder anderer Informationen.
Mit bikubo können Sie die Zertifikate in großen Mengen mit Ihrer eigenen Vorlage versenden und Konfigurieren der zu sendenden E-Mail oder SMS.
Sammlung von Informationen beim Zugang zur Veranstaltung
Gelegentlich kann es für den Organisator eines Kongresses erforderlich sein, wann Informationen einzuholen Zugriff auf bestimmte Kontrollpunkte, z. B. bei der Lieferung von Geschenken.
Mit bikubo können Sie Formulare oder Fragebögen erstellen, die in der Validierungs-App angezeigt werden, nach dem Scannen. Später laden Sie diese Daten für die Behandlung herunter, die Sie benötigen.
Entwicklung der Kongress-Website
Wenn Sie eine Website für Ihre Veranstaltung benötigen, kontaktieren Sie uns. Wir kümmern uns um Ihre Anliegen, und wir bieten Ihnen ein individuelles Budget an.
Chat-System
Es gibt Anlässe, bei denen die Teilnehmer Ihres Kongresses eine Plattform brauchen, die es zulässt effizient miteinander kommunizieren.
Bikubo hat dafür ein Modul, das den Zugang zu einem professionellen Chat konfiguriert, der hat die folgenden Funktionen:
- Websystem und Chat-App, miteinander kompatibel.
- Registrierung verschiedener Kommunikationskanäle, so viele wie Sie brauchen, das Sie können sie nach Themen, Benutzerkategorien usw. erstellen.
- Verwaltung über das bikubo-Intranet und über die Chat-Plattform.
- Möglichkeit der Kommunikation in Räumen oder unter den Teilnehmern.
Kommunikationstools mit den Teilnehmern
Event-Organisatoren müssen möglicherweise Mitteilungen an die Teilnehmer senden, an vermitteln Informationen. Je nach Interesse können Sie mit bikubo Massen-SMS oder -E-Mails versenden.
Das Versenden von SMS kann auf verschiedene Arten erfolgen, z. B. an bestimmte Kategorien von Akkreditierungen, an alle Teilnehmer, an eine Teilnehmerliste in einer Excel-Datei.
Das Versenden von E-Mails kann nach bestimmten Kategorien von Akkreditierungen erfolgen und angehängt werden eine informative PDF-Datei mit der E-Mail.
Technische Unterstützung
Es ist durchaus üblich, dass unsere technischen Hilfsdienste benötigt werden, damit Bikubo-Mitarbeiter unterstützen Sie während der Kongresstage vor Ort.
Die häufigste technische Unterstützung, die wir leisten, ist die Bereitstellung von Ausrüstung für die Suchen und Ausdrucken von Akkreditierungen und Bereitstellung von Geräten für die Zugangsvalidierung mit ihrer Konfiguration und Überwachung des korrekten Betriebs.
Möchten Sie das System testen?
Melden Sie sich an und Sie haben 20 elektronische Tickets und 10 elektronische Akkreditierungen, um das System kostenlos zu testen. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns und entdecken Sie die Vorteile unserer Zutrittskontrollen.
