Software de gestión de congresos

Establecimiento de puntos de control de accesos

Todos los tickets y tarjetas que generes con bikubo, pueden tener habilitado un QR o un código de barras, que sirva como elemento de control de accesos individualizado.

Nuestro sistema de control de accesos permite una configuración muy parametrizable, que permite adaptarse a multitud de las necesidades de nuestros clientes. A continuación se describen una serie de funcionalidades que ofrecemos:

Crea tantos puntos de control como necesites (Puerta A, zona VIP, autobús, barra, etc.) y define qué categorías tienen acceso a cada una.

Configura por punto de control: número máximo de validaciones, fechas y horarios permitidos o restringidos, y períodos activos.

Establece condiciones entre accesos (por ejemplo, impedir validar una consumición si no se accedió antes por la Puerta A).

Agrupa varios puntos de control y limita el número de validaciones para todo el grupo (ideal para múltiples puertas).

Define puntos de control de entrada y salida para contar el aforo en tiempo real. El sistema avisa si alguien intenta entrar o salir sin cumplir las condiciones.

Consulta en todo momento el número de validaciones por punto y comparte el acceso a otros usuarios mediante un enlace.

Sistemas de validación de control de accesos

Nos adaptamos a las distintas situaciones que puedan darse, en especial en cuanto al número de asistentes que puedan haber para un evento y las condiciones de cobertura de internet para la validación de accesos. Por ello, dispones para validar el acceso de los asistentes con bikubo, de distintos sistemas de control.

App móvil básico (Android/iOS): Permite escanear los códigos QR con la cámara del dispositivo. Es rápida, sencilla y se activa con el usuario y contraseña desde la intranet.

App con lector Bluetooth: Compatible con lectores de código de barras o QR, ofrece una lectura ultrarápida ideal para eventos con gran afluencia. Convierte el móvil en un lector profesional de códigos.

Versión web: Desde un navegador y con lector Bluetooth o por cable, permite validar accesos de forma muy ágil, perfecta también para eventos con muchos asistentes.

Si tu recinto dispone de tornos, podemos integrarnos para validar accesos directamente con nuestras bases de datos.

Sistema que funciona con o sin conexión a internet: Basta con descargar los tickets cuando haya conexión y continuar validando offline sin interrupciones.

Intranet para los asistentes a tu evento

Nuestra plataforma permite dar de alta a los asistentes a tu evento, de forma simultánea a una intranet, con la que podrás personalizar su contenido. Las características de esta intranet son:

Configuración de las secciones a través de la intranet del administrador. Actualizable en todo momento.

Gestión de archivos para su descarga de los usuarios.

Disponible un sistema de gestión de reservas para los puntos de control.

Listado de accesos a los puntos de control por fechas.

Listado de accesos de cada usuario.

Personalización del diseño de la intranet.

Sistema de networking

En muchos eventos corporativos, se hace necesario facilitar la interacción entre asistentes, o entre asistentes y stands. bikubo ofrece una serie de herramientas tecnológicas para ello.

Con Bikubo, un asistente puede escanear el QR de otro y recoger sus datos directamente en la intranet.

Los stands pueden escanear a los asistentes y así es muestra un formulario para la recogida de información.

Puedes colocar códigos QR en los stands para que los asistentes se escaneen y aporten sus datos, quedando asociados a su perfil.

En los formularios de inscripción puedes crear agendas de visitas a stands, mostrando automáticamente los huecos disponibles.

Certificados de asistencia

Tras la celebración del congreso, puede ser necesario el envío de un certificado personalizado a cada asistente, en el que se indique las ponencias a las que ha asistido u otros datos.

Con bikubo puedes realizar un envío masivo de los certificados, utilizando una plantilla propia tuya y configurando el correo o SMS a enviar.

Recogida de información en el acceso al evento

En ocasiones, puede ser necesario para el organizador de un congreso, recoger información cuando se realiza la entrega de obsequios.

Con bikubo puedes establecer formularios o cuestionario que se mostrarán en la app de validación, tras el escaneo. Posteriormente descarga esos datos para el tratamiento que necesites.

Desarrollo de página web del congreso

Si necesitas una web para tu evento, ponte en contacto con nosotros. Atenderemos a tus necesidades, y te ofreceremos un presupuesto a medida.

Sistema de chats

Hay ocasiones en las que los participantes de tu congreso necesitan de una plataforma que permita comunicarse de forma eficiente entre ellos. Bikubo dispone para ello de un módulo que configura el acceso a un chat profesional, que tiene las siguientes características:

Sistema web y app del chat, compatibles entre sí.

Alta de distintos canales de comunicación, tantos como necesites, que te permitirá crearlos por temáticas, categorías de usuarios,...

Administración mediante la intranet de bikubo, y mediante la plataforma del chat.

Posibilidad de comunicarse en salas, o bien entre sí los participantes.

Herramientas de comunicación con los asistentes

Los organizadores de los eventos pueden requerir enviar comunicaciones a los asistentes, para transmitir una información. Puedes realizar con bikubo el envío masivo de SMS o de emails, según te interese.

El envío de SMS se puede realizar de distintas formas, como puede ser: a determinadas categorías de acreditaciones, a todos los asistentes, a un listado de asistentes contenido en un archivo Excel.

El envío de emails se puede realizar por determinadas categorías de acreditaciones, y adjuntar un archivo PDF informativo con el email.

Asistencia técnica

Es bastante común que se requieran nuestros servicios de asistencia técnica, de forma que personal de bikubo realice una ayuda in situ en los días que dura el congreso.

Las asistencias técnicas más frecuentes que realizamos son la de aportar equipo para la búsqueda e impresión de acreditaciones, y la de aportar equipos para la validación de accesos, con su configuración y seguimiento del funcionamiento correcto.