SOFTWARE DE CONTROL DE ACCESOS A EVENTOS DEPORTIVOS
Hay multitud de tipos de eventos deportivos a gestionar, y en todos ellos es fundamental controlar dos componentes: la inscripción o adquisición de tickets, y el control de acceso. bikubo te ofrece herramientas para solucionar ambas cuestiones.
Herramientas que ofrecemos para la gestión de accesos a eventos deportivos
Con bikubo puedes generar tickets totalmente personalizables con tu diseño, a los que añadir un código QR. bikubo ofrece un sistema integral para gestión de la venta de tickets para un evento deportivo. Ponemos a tu disposición las siguientes herramientas, que en conjunto, te facilitan enormemente la gestión, reduciendo el tiempo empleado, los costes operativos y problemas que puedan generarse:
- Impresión de tickets físicos, con códigos QR individualizados para cada ticket.
- Plataforma de venta de tickets online.
- Ventas a través de afiliados de bikubo.
- Gestión de listas de espera.
- Sistema de gestión de relaciones públicas.
- Envíos individuales o masivos de tickets electrónicos a los asistentes.
- Tarjetas de socio.
- Control de las ventas realizadas.
- Establecimiento de puntos de control de accesos.
- Sistemas de validación de control de accesos.
- Recogida de información de los asistentes en los puntos de control.
- Integración en tu plataforma de venta online, de nuestro sistema de envío de tickets y su posterior validación.
- Control de acceso para el staff a un evento deportivo.
- Sistema de gestión de los asistentes, compartida con el cliente final.
Impresión de tickets físicos, con códigos QR individualizados para cada ticket
Los tickets que generes con bikubo pueden tener una numeración (simple o doble) y un código QR. Añadir un código QR con bikubo a tus tickets impresos te añade una serie de funcionalidades, con las que puedes mejorar la gestión de tus eventos.
- Hace que tus tickets sean infalsificables. Cada QR tiene una información única, y no hay dos tickets con dos QRs iguales. De esta forma, si alguien hace una copia de un ticket, no se permitirá la entrada al evento nada más que a una sola persona poseedora de ese QR.
- Puedes evitar la reventa de tickets, ya que en el control del acceso al evento se puede mostrar los datos asociados al poseedor del ticket. Nuestro sistema permite además, que si una persona no puede asistir al evento, pueda reasignar el ticket a otra persona.
- Puedes hacer nominativos tus tickets con nuestro sistema de venta de tickets impresos. Escanea el QR con nuestro sistema, e introduce los datos del asistente.
- Puedes evitar la reventa de tickets, ya que en el control del acceso al evento se puede mostrar los datos asociados al poseedor del ticket. Nuestro sistema permite además, que si una persona no puede asistir al evento, pueda reasignar el ticket a otra persona.
- Obtén estadísticas de ventas de los tickets impresos.
- Anula los tickets impresos perdidos.
- Añade observaciones a cada ticket, o a uno o varios conjuntos de tickets, de forma que en el momento de acceso al evento, se le muestre esa información al validador.
- Puedes hacer el código QR personalizable, redireccionando tras el escaneo del mismo a una página web (por ejemplo a rellenar un formulario), siendo esto compatible con las funcionalidades indicadas arriba.
Plataforma de venta de tickets online
Crea un formulario de venta con nuestra plataforma de forma sencilla. Realizar formularios de venta de tickets con bikubo, tienen una serie de funcionalidades que te pueden resultar interesantes.
- Puedes añadir los campos que necesites.
- Nuestros formularios permiten establecer la venta de tickets para varias fechas, fijando unos precios distintos por días de la semana, o por fechas, además de poder configurar el aforo máximo permitido. El comprador del ticket sólo tendrá válido el acceso para la fecha seleccionada, o bien, si nos indicas que puede acceder cualquier día, se habilitará para esa forma.
- Ponte en contacto con nosotros, y tras ver tus necesidades, te indicaremos la comisión que cobramos.
- Envío automático de justificantes de asistencia.
Ventas a través de afiliados de bikubo
Si eres organizador de un evento, y quieres aumentar las ventas y tener un mayor alcance a posibles asistentes a tu evento, con el sistema de afiliados de bikubo podrás conseguir ambos objetivos.
No supone ningún coste adicional si no tienes ventas, ya que sólo pagas el precio que establezcas por cada venta, sin sorpresas.
Con la red de afiliados de bikubo puedes acceder a unos asistentes a tu evento de forma rápida, ya que con realizar el alta del evento con su formulario pertinente, directamente se muestra a la red de afiliados. Es sencillo e inmediato.
Los afiliados se encargarán de promocionar la inscripción a tu evento en su entorno, y a través de las redes sociales.
Gestión de listas de espera
Bikubo dispone de una herramienta de gestión de listas de espera, útil para eventos en los que haya que realizar una selección entre las personas que solicitan la inscripción. Así pues, la inscripción de un asistente al evento puede ser directa, o bien pasar a una lista de espera que tras la validación por parte del organizador, se convierte en definitiva, enviando los correos de comunicación de cada estado que correspondan.
En nuestra plataforma también puedes dar de alta listas de espera de forma directa, que incluso pueden ser reutilizables para eventos posteriores.
Las aceptaciones o denegaciones de las personas inscritas en las listas de espera se pueden realizar de forma individual o masiva.
Sistema de gestión de relaciones públicas
Te ofrecemos un sistema de control de ventas por relaciones públicas o puntos de venta, que te permite asignar o quitar tickets a los mismos, tanto impresos como electrónicos.
Además, puedes añadir jefes de distribuidores al sistema para que te ayuden con esta gestión. Te describimos una serie de funcionalidades relativas a este sistema de gestión de relaciones públicas:
- Añade tantos distribuidores de tickets como necesites. Con el alta del distribuidor, se genera un usuario y contraseña, para que éste pueda acceder a su intranet y realizar las operaciones que requiera.
- Puedes indicar al sistema la numeración de los tickets impresos que han sido asignados a cada distribuidor (por ejemplo, para la categoría 'GENERAL' los tickets con numeración 100 a 150 están asignados al punto de Venta A).
- El distribuidor escanea con nuestra app los tickets asignados antes de venderlos (no requiere usuario y contraseña para el login en la app), y ya constarían como vendidos en el sistema. Además, en este momento puede recoger datos del asistente. Este escaneo no afecta al sistema de validación de acceso al evento posterior.
- El sistema de asignación de tickets electrónicos a distribuidores es muy sencillo de realizar. Basta con indicar en tu intranet de administrador, para la categoría de ticket a asignar, el número de ticket que quieras adicionarle al distribuidor. La asignación es inmediata, y el distribuidor, en su intranet, podrá enviar por email, sms o whatsapp el ticket al asistente.
- Si consideras que debes quitarle tickets a un distribuidor, puedes hacerlo de la misma forma en que se los asignas, sólo que seleccionas la opción de quitar, e indicar el número de tickets a quitar.
- Nuestro sistema te muestra las estadísticas de las ventas en todo momento, y te indica la asignación de tickets que hay en cada momento por distribuidores.
- Da de alta los jefes de distribuidores que necesites. Estos te pueden ayudar a realizar la gestión de distribuir tickets entre los puntos de venta, ya que les puedes habilitar a que den de alta distribuidores, y posteriormente distribuir tickets entre los distribuidores que dependen de ellos.
- Asignas pues tickets a cada jefe de distribuidor, y éste puede asignarlos a sus distribuidores, o bien asigna como administrador tickets a los distribuidores. Ambos sistemas son compatibles.
- También es posible que se indique al sistema los pagos que ha ido realizando cada distribuidor a su jefe, o bien al administrador. Esta contabilidad te facilita el control de los cobros de las ventas por distribuidores.
- El sistema te permite anular los tickets (tanto impresos como electrónicos) asociados a cada distribuidor, en caso de que lo requieras (por ejemplo para casos de pérdida de tickets impresos).
Envíos individuales o masivos de tickets electrónicos a los asistentes
El administrador dispone en su intranet de módulos de envío individual por email, Whatsapp o SMS a los asistentes del evento. También puede enviar de forma masiva con la subida de un archivo Excel mediante email o SMS a los asistentes. De esta forma puedes enviar de forma fácil y rápida tickets a tus asistentes.
Los jefes de distribuidores que habilites a ello, también pueden enviar de forma masiva con la subida de un archivo Excel mediante email o SMS a los asistentes.
Tarjetas de socio
Puedes distribuir tarjetas para tus usuarios, de forma que puedan tener accesos a tu recinto, según los permisos que les establezcas: acceder días de semana específicos, para eventos específicos, o por tramos horarios, entre otras opciones.
Puedes establecer distintas categorías de tarjetas, de tal manera que cada categoría tenga unos permisos de acceso distintos si es necesario.
Dispones en tu intranet, un sistema de gestión de las categorías de tarjetas y de cada tarjeta en sí, además de estadísticas de accesos.
Control de las ventas realizadas
Es importante para un organizador de un evento, tener controlado el número de las ventas que se realizan para cada categoría de ticket. Para ello ofrecemos distintas funcionalidades:
- Hay un panel de estadísticas de ventas por fechas y por distribuidores, para cada categoría de ticket. Puedes visualizar las estadísticas, o descargarlas en archivos Excel.
- Existe un parámetro en la intranet de cada categoría que te permite indicar el número máximo de tickets a distribuir para cada categoría, que engloba tanto a las ventas online como a las ventas por distribuidor, de forma que al alcanzar ese número, no se permite realizar más ventas.
- Para los formularios de venta online, puedes establecer el número máximo a vender de cada categoría.
- Puedes asignar a los distribuidores el número máximo de tickets a distribuir de cada categoría.
Establecimiento de puntos de control de accesos
Todos los tickets y tarjetas que generes con bikubo, pueden tener habilitado un QR o un código de barras, que sirva como elemento de control de accesos individualizado.
Nuestro sistema de control de accesos permite una configuración muy parametrizable, que permite adaptarse a multitud de las necesidades de nuestros clientes. A continuación se describen una serie de funcionalidades que ofrecemos:
- Puedes añadir para cada festival, tantos puntos de control como necesites, y seleccionar para cada categoría de ticket, si tiene acceso a cada punto de control añadido. Ejemplos de puntos de control pueden ser: Puerta A, zona VIP, autobús, consumición en barra,... Así pues, puedes establecer para una Categoría VIP, que los tickets asociados a la misma, puedan ser validados su acceso en zona VIP, autobús y una consumición en barra.
- Para cada punto de control hay distintos parámetros que permitimos configurar: el número máximo de validaciones permitidas, establecer unas fechas de validación permitidas, así como tramos horarios, y además puedes fijar fechas no permitidas de validación.
- También hay habilitada la opción de permitir o denegar la validación en un punto de control, si se cumplen o no unas condiciones de validación de acceso en otros puntos de control. Por ejemplo, no permitir la validación de una consumición en barra si no se ha validado antes el acceso en la puerta A. Otro ejemplo puede ser, no permitir la validación de acceso en la puerta B, si se ha validado antes en la puerta A.
- Otra configuración de las validaciones de acceso, es considerar la suma de las validaciones por grupos, de tal forma que se pueda permitir un número máximo de grupos. Por ejemplo, si hay 5 puertas de acceso a un evento, se puede habilitar el acceso a los usuarios para las 5 puertas, y configurar que sólo se permita una única validación para el conjunto de ellas.
- Es posible configurar la validación de los puntos de control, como de entrada y salida. Esto te permitirá controlar el aforo en todo momento. Si seleccionas la opción de validación de entrada, y hay alguna persona ya dentro con el QR, el sistema mostrará error indicando este detalle, y si seleccionas la opción de validación de salida, y hay alguna persona fuera con el QR, el sistema también mostrará error indicando este detalle.
- Puedes visualizar en todo momento el número de validaciones realizadas, para cada punto de control. Además puedes compartir un enlace por si necesitas que más personas estén pendientes de estos datos.
Sistemas de validación de control de accesos
Nos adaptamos a las distintas situaciones que puedan darse, en especial en cuanto al número de asistentes que puedan haber para un festival y las condiciones de cobertura de internet para la validación de accesos. Por ello, dispones para validar el acceso de los asistentes con bikubo, de distintos sistemas de control.
- En primer lugar hay subida a los repositorios de Android e iOS una primera app, que permite utilizar la cámara de los dispositivos móviles para leer el código QR. Es una solución muy sencilla y rápida. En la intranet del administrador hay un usuario y contraseña, y con el login del usuario, ya puedes empezar a escanear a los asistentes.
- En segundo lugar tenemos subida a los repositorios de Android e iOS otra app, que permite acoplar lectores de códigos de barras o de QR por bluetooth, y se consigue una lectura muy rápida que es muy útil para los eventos que tienen una afluencia elevada de asistentes, y ayuda a prevenir la formación de colas grandes. Con este sistema tienes un dispositivo lector profesional a un precio muy económico.
- En tercer lugar puedes abrir un enlace web en un navegador de un ordenador (se obtiene en la intranet del administrador), y que tras acoplar lectores de códigos de barras o de QR por Bluetooth o por cable, se consigue una lectura muy rápida. También es muy útil para los eventos que tienen una afluencia elevada de asistentes.
- Si dispones de tornos de acceso en tu festival, o pretendes que los instalemos, también podemos configurarte el acceso para que puedan contrastar el acceso contra nuestras bases de datos.
- Un aspecto importante, es que puedes controlar el acceso de los asistentes a tu evento, con o sin conexión a internet. Para trabajar sin conexión a internet, previamente se descargan los tickets a la base de datos interna del dispositivo controlador, pulsando un simple botón en algún momento en que dispongas de conexión, y el resto del tiempo, podrás trabajar sin conexión a internet.
Recogida de información de los asistentes en los puntos de control
En ocasiones, puede ser necesario que en un punto de control se recoja determinada información del asistente. Por ejemplo, en una carrera de maratón, durante la entrega de dorsales puede ser interesante recoger información de cada deportista para tener en cuenta con posterioridad (como puede ser un cuestionario médico y que se recoja la firma del deportista).
Entonces, en ese punto de control, al ser escaneado el deportista se mostraría el formulario en la tablet o móvil, y rellenaría los datos. El administrador podrá descargar todos los datos recogidos.
Integración en tu plataforma de venta online, de nuestro sistema de envío de tickets y su posterior validación
Si tienes ya tu propio sistema de venta online de tickets, y lo que necesitas es una automatización para el envío de nuestros tickets directamente al comprador, disponemos de una API que puede ser integrada en tu plataforma de Woocommerce o Shopify.
Tras cada operación en tu plataforma, se puede comunicar con la nuestra y que se realicen determinadas acciones.
Control de acceso para el staff a un evento deportivo
Hay eventos deportivos en los que hay implicado mucho personal de la organización, o que ayuda a tareas organizativas. Esto es muy típico por ejemplo en los partidos de fútbol, en los que el número de personal auxiliar puede llegar a mil.
organización del mismo, otorgando permisos de accesos por zonas. Con nuestra plataforma dispones de herramientas para ello.
Sistema de gestión de los asistentes, compartida con el cliente final
Si eres una empresa que organiza eventos para clientes, y no propios, es bastante común que el cliente que sea necesaria una copartición del cliente en determinadas gestiones.
Puedes compartir cada evento con uno o varios usuarios, para que éstos puedan realizar determinadas gestiones de forma simultánea contigo.
- Les puedes dar permiso a visualizar el listado de los asistentes, y que hagan determinadas gestiones sobre ellos: modificación de datos, reenvío de la acreditación, modificación de permisos de accesos a los puntos de control, anulaciones de acreditaciones, estadísticas de accesos por usuario y otras opciones más.
- Les puedes habilitar a que den de alta distribuidores, y posteriormente enviar acreditaciones entre los distribuidores que dependen de ellos.
- Los usuarios habilitados, podrán enviar masivamente mediante archivos excel, acreditaciones a los asistentes.
- Puedes compartir las estadísticas de las ventas y de las validaciones con estos usuarios.
- También es posible que se indique al sistema los pagos que ha ido realizando cada distribuidor a su jefe, o bien al administrador. Esta contabilidad te facilita el control de los cobros de las ventas por distribuidores.
¿Quieres probar el sistema?
Date de alta y dispones de 20 tickets electrónicos y 10 acreditaciones electrónicas para probar gratis el sistema. Si tienes alguna duda, ponte en contacto con nosotros y descubrirás las ventajas de nuestros controles de acceso.
