PREGUNTAS FRECUENTES

A continuación se listan las preguntas frecuentes que se nos han planteado acerca de la plataforma de bikubo.

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¿El registro es gratuito?

Si, sólo se requiere un email válido y una contraseña.

¿Es necesario el registro para poder acceder y conocer los servicios en profundidad?

Sí. Con el registro y la validación del email enviado, se puede acceder a la intranet para ver los servicios ofrecidos a los usuarios.

¿Puedo probar los servicios ofertados por bikubo.com?

Si, cada usuario registrado dispone de un número de tickets y de acreditaciones para realizar pruebas con la plataforma de bikubo.com. Hay determinados servicios, que para ser probados se requiere de contactar con nuestro soporte para evaluar la habilitación (por ejemplo tickets impresos, envío de tickets a través de sms o whatsapp, el uso de tarjetas,...).

¿Cómo se compran más tickets o acreditaciones electrónicas: aumentar saldo?

Dentro del panel de administración de cada usuario, dispone de una opción de compra de tickets y acreditaciones electrónicas, que aumentarán su saldo y que podrá ir consumiendo en sus eventos.

¿Qué es un evento?

Dentro de la intranet de cada usuario (panel de administración) se pueden crear distintos eventos que corresponden a un concierto, congreso, curso, fiesta o jornada a controlar.

¿Qué diferencia hay entre usar tickets o acreditaciones?

Las acreditaciones permiten añadir campos variables en las entradas, como el nombre y empresa, o imágenes variables (fotografías, logos,...) además del código QR variable, y los tickets sólo permiten códigos QRs variables y una numeración.
Esa es la diferencia principal, y algunas otras funcionalidades más avanzadas, como establecer distintos puntos de control y asignar permisos de accesos, por categorías o individuales, o enviar mailings recordatorios.
Los tickets suelen estar más orientados a eventos tipos conciertos o festivales, y las acreditaciones para eventos corporativos.

¿Qué es una categoría de ticket o acreditación?

Las categorías de tickets o acreditaciones se utilizan para que los tickets o acreditaciones que se generen de estas categorías, tengan el mismo diseño, cambiando sólo los datos variables, y además hereden los permisos de accesos a controlar para un mismo evento, y otras funcionalidades.

¿Qué es un ticket o una acreditación?

Es cada elemento generado a través de nuestra plataforma, que ha sido enviado, generado o impreso, y que lo tiene un asistente a un evento. Este ticket, tras ser validado con nuestra app, da permiso de acceso a los puntos de control que esté autorizado, y se mostrará la información tras el escaneo, que esté configurada para mostrarse.

¿Qué se considera tickets electrónicos o tickets impresos en la plataforma bikubo?

Los tickets electrónicos son los que se generan de forma invidivual el pdf, y o bien se envían por email. Los tickets impresos, son los que se solicita a bikubo su impresión, y además son los que se han generado mediante la solicitud de creación de pdf de tickets.

¿Puedo disponer de distintos diseños para un mismo evento?

Sí. Puedes subir distintos diseños de entradas para un mismo evento, y disponer y validar cada tipo de entrada de forma diferente si lo deseas, para diferenciar por ejemplo tickets VIP, estancias, u horarios.

¿Por qué son mejores los tickets con bikubo?

Los tickets impresos numerados en imprentas habituales, no suponen ningún control contra el fraude (falsificaciones, duplicados), no aportan ningún tipo de información instantánea al organizador del evento (por ejemplo, número de ventas por distribuidor) ni permiten un control instantáneo del mismo (anulación de tickets, información asociada a los mismos -nombre asistente, email, ID-).

¿Cómo se puede controlar la venta de tickets impresos?

Los tickets impresos, pueden ser escaneados utilizando la app de bikubo siguiendo estos pasos:
1) Pulsar el botón de distribuidores, y accede al menú de distribuidores.
2) Pulsar en abrir escaner, se activa la cámara fotográfica del dispositivo móvil.
3) Escanear el QR/barcode.
4) Si el ticket es válido, se muestra una página web en la app, para introducir el nombre/ID si lo ha solicitado el administrador, y se pulsa en el botón 'Activar venta'.

¿Cómo se puede controlar la venta de tickets electrónicos, que no se imprimen y se distribuyen totalmente online?

El administrador o los distribuidores, desde su panel de control web, pueden enviar al asistente del evento por email el ticket electrónico. Tras cada envío, queda registrado como vendido el ticket, y se muestran las estadísticas al administrador.

¿Existe algún sistema de evitar la reventa?

Los tickets, una vez impresos, permiten ser escaneadas por el distribuidor, y ser asignados a una persona en concreto (nombre y/o ID).

Los tickets electrónicos, en el momento de ser enviados al asistente, se puede introducir los datos del mismo (nombre y/o ID).

Además bikubo permite al administrador del evento modificar los datos del asistente si lo ve conveniente (a solicitud del propio interesado por ejemplo, o por necesidad propia del administrador).

Cuando se valida en puerta el ticket, se muestra la información introducida previamente, por lo que si la persona que lleva el ticket no coincide con los datos introducidos, es porque se ha producido una reventa.

¿Cómo puedo controlar el aforo con tickets con QR y localizador?

El sistema permite saber el número de tickets que han sido validadas en puerta en tiempo real, por categoría de entrada, mostrándose el número de tickets generados de cada categoría de entrada, y el total validados de cada categoría.
Además, existe para cada evento, una página web que permite mostrar los datos de asistencia, así como el listado de asistentes, de forma instantánea.

¿Se pueden anular los tickets?

Sí. El sistema permite anular un ticket en concreto, de forma que en el momento de acceder al evento, y validar el ticket aparecerá un mensaje en rojo con el aviso de ANULADO. También permitimos la reactivación de un ticket anulado.

¿Qué puedo hacer si algún grupo o serie de tickets tienen que ser anulados?

Si conoces la serie numérica de tickets que debe ser anulada, sólo debes introducir en el módulo correspondiente de la intranet, el número inicial y el número final de los tickets a anular (por ejemplo anular de la 20 a la 35 de la categoría General), y así en el momento de acceder al evento, y validar un ticket comprendido en ese rango aparecerá un mensaje en rojo con el aviso de ANULADO. También permitimos la reactivación de los tickets anulados.

¿Puedo vender tickets con QR/barcode sin imprimirlos?

Los tickets electrónicos enviados a los asistentes, no es necesario que se impriman, ya que la app permite la lectura de los mismos en pantallas (móviles o tablets de los asistentes).

¿Qué ocurre si alguien deteriora el QR y no se puede validar?

Se puede utilizar el localizador alfanumérico. En cualquier caso el propietario de los tickets impresos o electrónicos debe mantener su integridad en todo momento.

¿Cómo puedo controlar el número de tickets que vende un rr.pp. / distribuidor?

En el panel de administración podrá asignar o quitar más o menos tickets a cada rr.pp. / distribuidor. Cada distribuidor cuando vende un ticket impreso y lo escanea como se indica arriba, o cuando envía un ticket electrónico a un asistente, se contabilizan las ventas.

Además en caso de fraude sus tickets podrán ser eliminados, y cuando se validen en el acceso al evento, aparecerá un mensaje en rojo con el aviso de ANULADO.

¿Pueden imprimirse los tickets electrónicos?

Sí. Los tickets electrónicos se envían preparados para ser impresos en un folio A4 normal, por si lo prefiere así el asistente.

¿Qué ocurre si no se validan los tickets en el control de accesos?

El organizador puede decidir que no se validen en el acceso al evento los tickets electrónicos o los tickets impresos. BIKUBO indica que no podrá comprobarse la autenticidad de los tickets si no son validados con nuestra app.

Por otra parte, los tickets no validados, mientras el evento siga activo en la intranet del administrador, pueden seguir siendo válidos.

¿Qué ocurre si por algún motivo no pueden validarse los tickets electrónicos o los tickets impresos con QR?

Es una posibilidad muy remota, ya que se permite validar online, y además offline (sin necesidad de conexión a internet ni depender de la disponilidad del servidor). En tal caso existe además la posibilidad de utilizar el localizador alfanumérico. Para ello se dispondrá en el control de acceso del evento, de un listado ordenado alfabéticamente de las 4 últimas letras de todos los localizadores (se mantienen sesgados por motivos de seguridad, para los usuarios de los mismos). Con este listado se puede confirmar la autenticidad de los tickets.

¿Son los tickets electrónicos un método seguro de control de acceso?

Los tickets electrónicos son utilizadas a diario por múltiples plataformas (RENFE, Hoteles,...), y en nuestro caso suponen una probabilidad de duplicación casi nula.

¿Cúal es el coste de utilizar tickets electrónicos?

Muy inferior a la impresión de los tickets impresos. Consulta nuestras tarifas.

¿Cuanto tiempo se tarda en distribuir los tickets electrónicos entre los rr.pp.?

El tiempo para asignar tickets a un distribuidor es muy pequeño, siendo tan sencillo como seleccionar la categoría de entrada, el distribuidor e indicar el número de tickets a asignar. Si comparas este tiempo, con el que se tarda en repartir los tickets de forma habitual a los distribuidores, observarás la mejoría en tu forma de trabajar.

¿Es posible cambiar el precio de la venta de los tickets electrónicos?

Internamente no recogemos datos de precios de los tickets, sino que es el administrador el que puede volver a subir una nueva categoría de entrada con un nuevo precio distinto, pudiendo enviarse los tickets asociados a esa categoría de entrada cuando lo desee.

¿Qué seguridad tiene el comprador al adquirir los tickets electrónicos?

Puede descargarse la app de bikubo, entrar como administrador y escanear el ticket, mostrándose la información asociada del mismo (nombre/ID si procede, datos del evento y la fecha de venta).

¿Los tickets impresos con QR/barcode se pueden duplicar?

No, ya que sólo se da por válido en puerta el primer ticket escaneado. Cuando se validen en acceso el segundo y posteriores tickets que tenga el mismo código QR/barcode, se muestra el mensaje de error de ticket validado previamente.

¿Puede haber más de una persona validando tickets en el acceso?

Sí, puedes indicar el usuario y contraseña de la app a tantos validadores o dispositivos móviles como necesites, de forma que pueden haber simultáneamente tantas personas validando como necesites.
Además se pueden crear validadores con permisos de validación para los puntos de control que se les asignen.

¿Si hay baja o nula cobertura de internet se pueden validar los tickets?

Sí. La app permite descargarse los tickets en el dispositivo móvil de validación (móvil/tablet) cuando tienes cobertura de internet, y luego al desplazarse a la zona de acceso y control, seleccionar la opción de validar contra BD interna, de forma que se validan los tickets contra la BD interna de cada dispositivo. Si necesitas más información acerca de cómo trabajar sin conexión a internet, puedes ponerte en contacto con nosotros en el chat, email o teléfono.

¿Cualquier persona que tenga la app de validación puede escanear tus tickets?

No, ya que cada administrador/validador tiene su propio usuario y contraseña.

¿Se puede utilizar este sistema para controlar los tickets y salidas múltiples?

Sí. Pero para ello es necesario que te pongas en contacto con nosotros en el chat, email o teléfono, y lo configuremos de esta forma para tu evento.

¿Cúal es la forma de señalar un validación correcta e incorrecta?

Es parametrizable. Por defecto, para validaciones correctas se muestra un mensaje en verde, mostrándose el nombre y/o ID si se han introducidos, y las observaciones que se han añadido. Para validaciones con tickets no válidos, se muestra un mensaje sobre fondo rojo, indicando el motivo por el que no es válido el ticket. También se muestra el historial de validaciones erróneas.

El Color, sonido y tiempo se pueden establecer según las necesidades del evento. Se puede simplificar el proceso todo lo necesario para agilizar el tiempo de respuesta. Para modificar la configuración establecida, es necesario que te pongas en contacto con nosotros en el chat, email o teléfono, y lo configuremos de la forma que necesites para tu evento.

¿Cúal es el consumo de datos del proceso?

Depende del número de tickets a validar, pero en cualquiera de los casos, es muy pequeño. Nunca supondrá un problema.

¿Qué opción aconseja bikubo como elemento de control: QR o barcode?

Dada la tecnología actual de los dispositivos móviles, la lectura de un QR es mucho más rápida que la de un código de barras, por lo que desde bikubo aconsejamos claramente la opción de códigos QR. No obstante, si acopla a los móviles/tablets unas pistolas lectoras de códigos de barras / QR por bluetooth, la lectura es muy rápida usando ambos sistemas de control.

¿Se necesitan lectores especiales para utilizar el sistema de bikubo.com ?

No, puedes utilizar dispositivos móviles sin necesidad de pistolas lectoras, utilizándose para ello la cámara del dispositivo. No obstante, tenemos una app que permite la opción de acoplar pistolas lectoras de precio económico (como por ejemplo https://www.amazon.es/Eyoyo-Bluetooth-tel%C3%A9fono-Escaneador-Smartphone/dp/B08YQVNW7C/ref=dp_prsubs_sccl_2/258-7027252-5974437?pd_rd_w=spyZR&content-id=amzn1.sym.1db268c3-a178-4d69-8969-a41ae2147232&pf_rd_p=1db268c3-a178-4d69-8969-a41ae2147232&pf_rd_r=PB0JD3MR2TSC3XA6RX3A&pd_rd_wg=2J99b&pd_rd_r=0c9021a0-6961-40db-822e-cea2879a2e33&pd_rd_i=B096DH8X9Q&th=1) mediante tecnología bluetooth, de forma que la lectura es más rápida que por el móvil e incluso en zonas con poca o nula iluminación (al utilizar el láser la pistola lectora). Para acoplar esta pistola a un dispositivo Android (no se permite acoplar con iOS), sigue estos pasos:
1) Activa el bluetooth de tu dispositivo.
2) Escanea los códigos que te indique el tutorial de emparejamiento de la pistola adquirida
3) Abre la app de bikuboBT
4) Ya está acoplada la pistola, se sabe además que está acoplada y que lo que lee la pistola va a la app, porque se muestra el teclado, como esperando a recibir la información desde la pistola. Lo que se escanea, se escribe en la app, y se valida directamente.

¿Pueden establecerse distintas puertas o controles de acceso?

Sí, cuando des de alta una categoría de ticket/acreditación, puedes establecer distintas puntos de control, por ejemplo Acceso Puerta A, Acceso Puerta B y Acceso Puerta C, de forma que cuando un validador está controlando el acceso por la puerta A, selecciona en la app, la puerta que está validando, de forma que sólo dará por válidos los tickets habilitados en la configuración para ello.

¿Qué estadísticas de información se pueden obtener a través de la plataforma de bikubo?

Los administradores de bikubo pueden ver en su intranet, entre otros, los siguientes datos:
1) Número de eventos activos.
2) Número de categorías de entradas activas.
3) Tickets electrónicos disponibles.
4) Tickets electrónicos usados.
5) Tickets electrónicos enviados por los distribuidores.
6) Tickets impresos vendidos tras ser escaneados por los distribuidores.
7) Tickets validados en el acceso.
8) Ventas por fecha.
9) Ventas por distribuidor, por fechas y categorías de entrada.
10) Tickets anulados.
11) Tickets vendidos y validados por distribuidor.
12) Tickets vendidos y no validados por distribuidor.
13) Listado de asistentes al evento, con el email, la fecha de validación y el nombre y/o ID.

¿Puedo archivar un evento?

Si. Cuando un evento ya no está activo, y quieres que no se distribuyan más tickets del mismo, y que no se puedan validar con la app de bikubo, pero sin embargo pretendes conservar las estadística del mismo, se aconseja archivar el evento.
En resumen, cuando se archiva un evento, se realiza lo siguiente:
Los distribuidores no pueden distribuir tickets electrónicos del evento, ni tampoco el administrador.
Si se valida un ticket por la app, mostrará error.
Las estadísticas del evento se siguen mostrando.
El listado de asistentes también se sigue mostrando.
El evento desaparece del listado de eventos activos, y se muestra ahora en el listado de eventos archivados.
No se muestra en la app el evento para validarlo.

¿Puedo eliminar un evento?

Si. Si quieres que un evento no aparezca en el listado de activos ni archivados, y que no se muestre más en tu intranet, puedes eliminarlo.
En resumen, cuando se elimina un evento, se realiza lo siguiente:
Los distribuidores no pueden distribuir tickets electrónicos del evento, ni tampoco el administrador.
Si se valida un ticket por la app, mostrará error.
El evento desaparece del listado de eventos activos y de los eventos archivados.
Las estadísticas del evento no se mostrarán, ni tampoco los pdfs generados, ni el listado de asistentes.
Esta operación no se puede deshacer, por lo que tener claro en el momento de realizarla.

¿Puedo eliminar una categoría de entradas?

Si. Si quieres que una categoría de entradas no aparezca en el listado de categorías del evento, y que no se muestre más en tu intranet, puedes eliminarla.
En resumen, cuando se elimina una categoría de entrada, se realiza lo siguiente:
Los distribuidores no pueden distribuir tickets electrónicos de esa categoría, ni tampoco el administrador.
Si se valida un ticket por la app, mostrará error.
La categoría desaparece del listado de categorías de entradas.
Las estadísticas de la categoría no se mostrarán, ni tampoco los pdfs generados, ni el listado de asistentes.
Esta operación no se puede deshacer, por lo que tener claro en el momento de realizarla.

¿Qué pasa si dejo de acceder como usuario demasiado tiempo?

Si una cuenta de usuario está inactiva (sin ningún acceso realizado) más de 1 año, podrá ser eliminada.

¿Cuánto tiempo tengo desde la generación de tickets (descarga) hasta la validación de las mismas?

1 año.

¿Bikubo es una empresa de organización de eventos?

No. BIKUBO no participa en la organización de ningún evento, ni es responsable de cualquier circunstancia asociada al mismo. BIKUBO solo presta un servicio tecnológico de control de accesos, pero la última palabra la tiene la organización del evento.

¿Qué perfiles de usuarios hay en la plataforma de bikubo?

Administrador. Se trata del usuario que permite dar de alta al resto de perfiles. Es el que se registra en la plataforma como administrador de eventos.
Jefe de distribuidores. Añadido por el administrador, permite actuar como distribuidor, y además está habilitado para dar de alta distribuidores. El administrador puede habilitar determinadas operaciones con el jefe de distribuidores, como son ver estadísticas, listados de asistentes, subir archivos excel o manejar listas de espera.
Distribuidor. Añadido por el administrador o un jefe de distribuidores. Con este perfil puede tener tickets electrónicos asignados, que una vez entrado en su intranet con el usuario y contraseña, puede enviar por email, sms o whatsapp a los asistentes. También puede tener asignados tickets impresos, que una vez escaneados con la app como distribuidor, constarán como vendidos.
Validador. Hablamos del usuario que puede loguearse en la app de bikubo, para validar los accesos a los eventos. Hay un usuario y contraseña general, que tiene acceso a validar todos los puntos de control de todos los eventos, y también el administrador puede dar de alta distintos perfiles de validadores, que cada uno puede tener acceso a validar puntos de control y eventos autorizados por el administrador.
Asistente. Se trata de la persona que tiene a su disposición un ticket o acreditación. Ha podido recibirlo a través del administrador o de un distribuidor. Para determinadas configuraciones, también hay habilitado el acceso a una intranet con una información específica para cada asistente.
Afiliado. Es una persona física o jurídica que tiene acceso a una intranet, en la que se le mostrarán una serie de categorías de tickets habilitados a vender para ellos, de forma que compartiendo el enlace de la categoría que se le muestra, y tras la compra de un asistente a través de ese enlace, recibe una comisión de venta fijada previamente por el administrador del evento, y que es conocida por el afiliado.

¿Hay más funcionalidades disponibles?

Sí. Cuando un administrador se registra en la plataforma, tiene habilitado el acceso a unos módulos por defecto, que son los más habituales a utilizar. No obstante, hay muchos módulos más que se pueden habilitar, tras ver las necesidades de cada cliente. Por ejemplo, se pueden habilitar los siguientes módulos:
- Tarjetas. Se utilizan para que el asistente que dispone de una tarjeta, pueda tener acceso a distintos eventos, según la configuración que se establezca para ello.
- Acceso a una intranet para los asistentes, de forma que puedan acceder a un contenido específico a cada asistente.
- Herramientas de comunicación: envío masivo de emails, de sms o de whatsapps a asistentes.
- Implementación de un chat avanzado de usuarios, tipo slack, con salas del chat por temáticas, y habilitando los roles a cada usuario.
Otras funcionalidades a demanda.