SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONGRESOS
Para gestionar correctamente un congreso, es necesario disponer de una buena plataforma informática que te ayude a ello. Con bikubo te ofrecemos unas herramientas que te ayudarán enormemente con las tareas más cotidianas de la gestión de tu congreso.
Herramientas que ofrecemos para la gestión de un congreso
Con bikubo puedes generar acreditaciones totalmente personalizables con tu diseño, a los que añadir un código QR. Ponemos a tu disposición las siguientes herramientas, que en conjunto, te facilitan enormemente la gestión, reduciendo el tiempo empleado, los costes operativos y problemas que puedan generarse:
- Inscripciones al evento.
- Integración en tu plataforma de venta online, de nuestro sistema de envío de tickets y su posterior validación.
- Gestión de listas de espera.
- Sistema de gestión de los asistentes, compartida con el cliente final.
- Envíos individuales o masivos de acreditaciones electrónicas a los asistentes.
- Control de las ventas realizadas.
- Establecimiento de puntos de control de accesos.
- Sistemas de validación de control de accesos.
Inscripciones al evento
- Crea un formulario de inscripción de pago o gratuito, con nuestra plataforma de forma sencilla. Realizar formularios de venta de tickets con bikubo, tienen una serie de funcionalidades que te pueden resultar interesantes.
- Puedes añadir los campos que necesites.
- Puedes establecer condiciones para que se muestren unos campos u otros, en función del valor introducido en otro campo.
- Nuestros formularios permiten establecer la venta de un mismo evento para varias fechas. Por ejemplo, si tu congreso tiene una duración de tres días, en la que los asistentes pueden inscribirse según el día, puedes configurar la inscripción para los distintos días, en un único formulario, y además hay una configuración avanzada que te permite modificar el aforo o el precio según la fecha que indiques. El comprador de la acreditación sólo tendrá válido el acceso para la fecha seleccionada.
- La inscripción al evento puede ser directa, o bien pasar a una lista de espera que tras la validación por parte del organizador (individual de cada asistente o masiva para varios asistentes), se convierte en definitiva, enviando los correos de comunicación de cada estado que correspondan.
- Los formularios se pueden insertar en la página web del cliente de forma limpia, sin que aparezcan logotipos ni información de bikubo.
- Si el recinto en el que vas a celebrar tu evento dispone de asientos numerados, puedes solicitarnos que hagamos un mapa con los asientos (seating), para que los asistentes puedan seleccionar los asientos a adquirir. Hay más descripción acerca de nuestros mapas de asientos en este enlace: diagrama de asientos numerados
- Las comisiones establecidas para cada venta son del 1,5% más 0,35 euros.
- Para la moneda dólar americano, la comisión es del 5% más 0.15 dólares americanos.
- Para la moneda peso mexicano, la comisión es del 5% más 10 pesos mexicanos.
- Para la moneda peso chileno, la comisión es del 5% más 200 pesos chilenos.
Integración en tu plataforma de venta online, de nuestro sistema de envío de tickets y su posterior validación
Si tienes ya tu propio sistema de venta online de tickets, y lo que necesitas es una automatización para el envío de nuestros tickets directamente al comprador, disponemos de una api que puede ser integrada en tu plataforma de Woocommerce o Shopify.
Tras cada operación en tu plataforma, se puede comunicar con la nuestra y que se realicen determinadas acciones.
Gestión de listas de espera
Como se indica arriba, la inscripción de un asistente al evento puede ser directa, o bien pasar a una lista de espera que tras la validación por parte del organizador, se convierte en definitiva, enviando los correos de comunicación de cada estado que correspondan.
También puedes dar de alta listas de espera de forma directa en la plataforma, que incluso pueden ser reutilizables para eventos posteriores.
Las aceptaciones o denegaciones de las personas inscritas en las listas de espera se pueden realizar de forma individual o masiva.
Sistema de gestión de los asistentes, compartida con el cliente final
Puedes compartir cada evento con uno o varios usuarios, para que éstos puedan realizar determinadas gestiones de forma simultánea contigo.
- Les puedes dar permiso a visualizar el listado de los asistentes, y que hagan determinadas gestiones sobre ellos: modificación de datos, reenvío de la acreditación, modificación de permisos de accesos a los puntos de control, anulaciones de acreditaciones, estadísticas de accesos por usuario y otras opciones más.
- Les puedes habilitar a que den de alta distribuidores, y posteriormente enviar acreditaciones entre los distribuidores que dependen de ellos.
- Los usuarios habilitados, podrán enviar masivamente mediante archivos Excel, acreditaciones a los asistentes
- Puedes compartir las estadísticas de las ventas y de las validaciones con estos usuarios.
- También es posible que se indique al sistema los pagos que ha ido realizando cada distribuidor a su jefe, o bien al administrador. Esta contabilidad te facilita el control de los cobros de las ventas por distribuidores.
Envíos individuales o masivos de acreditaciones electrónicos a los asistentes
El administrador dispone en su intranet de módulos de envío individual por email, Whatsapp o SMS a los asistentes del evento. También puede enviar de forma masiva con la subida de un archivo excel mediante email o SMS a los asistentes. De esta forma puedes enviar de forma fácil y rápida tickets a tus asistentes.
Los usuarios que habilites a ello, también pueden enviar de forma masiva con la subida de un archivo Excel mediante email o SMS a los asistentes.
Control de las ventas realizadas
Es importante para un organizador de un evento, tener controlado el número de las ventas que se realizan para cada categoría de ticket. Para ello ofrecemos distintas funcionalidades:
- Hay un panel de estadísticas de ventas por fechas y por distribuidores, para cada categoría de acreditación. Puedes visualizar las estadísticas, o descargarlas en archivos Excel.
- Para los formularios de venta online, puedes establecer el número máximo a vender de cada categoría.
- Puedes asignar a los distribuidores el número máximo de acreditaciones a distribuir de cada categoría.
- Existe un parámetro en la intranet de cada categoría que te permite indicar el número máximo de acreditaciones a distribuir para cada categoría, que engloba tanto a las ventas online como a las ventas por distribuidor, de forma que al alcanzar ese número, no se permite realizar más ventas.
Establecimiento de puntos de control de accesos
Todos los tickets y tarjetas que generes con bikubo, pueden tener habilitado un QR o un código de barras, que sirva como elemento de control de accesos individualizado.
Nuestro sistema de control de accesos permite una configuración muy parametrizable, que permite adaptarse a multitud de las necesidades de nuestros clientes. A continuación se describen una serie de funcionalidades que ofrecemos:
- Puedes añadir para cada evento, tantos puntos de control como necesites, y seleccionar para cada categoría de ticket o de tarjeta, si tiene acceso a cada punto de control añadido. Ejemplos de puntos de control pueden ser: Puerta A, zona VIP, autobús, consumición en barra,... Así pues, puedes establecer para una Categoría VIP, que los tickets asociados a la misma, puedan ser validados su acceso en zona VIP, autobús y una consumición en barra.
- Para cada punto de control hay distintos parámetros que permitimos configurar: el número máximo de validaciones permitidas, establecer un período de validación, unas fechas de validación permitidas, así como tramos horarios o días de la semana, y además puedes fijar fechas no permitidas de validación.
- También hay habilitada la opción de permitir o denegar la validación en un punto de control, si se cumplen o no unas condiciones de validación de acceso en otros puntos de control. Por ejemplo, no permitir la validación de una consumición en barra si no se ha validado antes el acceso en la puerta A. Otro ejemplo puede ser, no permitir la validación de acceso en la puerta B, si se ha validado antes en la puerta A.
- Otra configuración de las validaciones de acceso, es considerar la suma de las validaciones por grupos, de tal forma que se pueda permitir un número máximo de grupos. Por ejemplo, si hay 5 puertas de acceso a un evento, se puede habilitar el acceso a los usuarios para las 5 puertas, y configurar que sólo se permita una única validación para el conjunto de ellas.
- Es posible configurar la validación de los puntos de control, como de entrada y salida. Esto te permitirá controlar el aforo en todo momento. Si seleccionas la opción de validación de entrada, y hay alguna persona ya dentro con el QR, el sistema mostrará error indicando este detalle, y si seleccionas la opción de validación de salida, y hay alguna persona fuera con el QR, el sistema también mostrará error indicando este detalle.
- Puedes visualizar en todo momento el número de validaciones realizadas, para cada punto de control. Además puedes compartir un enlace por si necesitas que más personas estén pendientes de estos datos.
Sistemas de validación de control de accesos
Nos adaptamos a las distintas situaciones que puedan darse, en especial en cuanto al número de asistentes que puedan haber para un evento y las condiciones de cobertura de internet para la validación de accesos. Por ello, dispones para validar el acceso de los asistentes con bikubo, de distintos sistemas de control.
- En primer lugar hay subida a los repositorios de Android e iOS una primera app, que permite utilizar la cámara de los dispositivos móviles para leer el código QR. Es una solución muy sencilla y rápida. En la intranet del administrador hay un usuario y contraseña, y con el login del usuario, ya puedes empezar a escanear a los asistentes.
- En segundo lugar tenemos subida a los repositorios de Android e iOS otra app, que permite acoplar lectores de códigos de barras o de QR por bluetooth, y se consigue una lectura muy rápida que es muy útil para los eventos que tienen una afluencia elevada de asistentes, y ayuda a prevenir la formación de colas grandes. Con este sistema tienes un dispositivo lector profesional a un precio muy económico.
- En tercer lugar puedes abrir un enlace web en un navegador de un ordenador (se obtiene en la intranet del administrador), y que tras acoplar lectores de códigos de barras o de QR por bluetooth o por cable, se consigue una lectura muy rápida. También es muy útil para los eventos que tienen una afluencia elevada de asistentes.
- Si dispones de tornos de acceso en tu recinto, o pretendes que los instalemos, también podemos configurarte el acceso para que puedan contrastar el acceso contra nuestras bases de datos.
- Un aspecto importante, es que puedes controlar el acceso de los asistentes a tu evento, con o sin conexión a internet. Para trabajar sin conexión a internet, previamente se descargan los tickets a la base de datos interna del dispositivo controlador, pulsando un simple botón en algún momento en que dispongas de conexión, y el resto del tiempo, podrás trabajar sin conexión a internet.
Intranet para los asistentes a tu evento
Nuestra plataforma permite dar de alta a los asistentes a tu evento, de forma simultánea a una intranet, con la que podrás personalizar su contenido. Las características de esta intranet son:
- Configuración de las secciones a través de la intranet del administrador. Actualizable en todo momento.
- Gestión de archivos para su descarga de los usuarios
- Disponible un sistema de gestión de reservas para los puntos de control.
- Listado de accesos a los puntos de control por fechas.
- Listado de accesos de cada usuario.
- Personalización del diseño de la intranet.
Sistema de networking
En muchos eventos corporativos, se hace necesario facilitar la interacción entre asistentes, o entre asistentes y stands. bikubo ofrece una serie de herramientas tecnológicas para ello:
- Con bikubo un asistente puede escanear el código QR de otro asistente y así recoger para su intranet, los datos de la persona escaneada.
- Los stands pueden escanear a los asistentes y se les muestra un formulario para la recogida de información.
- Se puede disponer de códigos QR en los stands para que puedan ser escaneados por los asistentes y recoger información de los mismos, asociando esa información a cada asistente.
- En los formularios de inscripción se pueden establecer agendas de visita para los stands, en las que se vayan mostrando los huecos disponibles.
Certificados de asistencia
Tras la celebración del congreso, puede ser necesario el envío de un certificado personalizado a cada asistente, en el que se indique las ponencias a las que ha asistido u otros datos.
Con bikubo puedes realizar un envío masivo de los certificados, utilizando una plantilla propia tuya y configurando el correo o SMS a enviar.
Recogida de información en el acceso al evento
En ocasiones, puede ser necesario para el organizador de un congreso, recoger información cuando accede a determinados puntos de control, como puede ser cuando se realiza la entrega de obsequios.
Con bikubo puedes establecer formularios o cuestionario que se mostrarán en la app de validación, tras el escaneo. Posteriormente descargas esos datos para el tratamiento que necesites.
Desarrollo de página web del congreso
Si necesitas una web para tu evento, ponte en contacto con nosotros. Atenderemos a tus necesidades, y te ofreceremos un presupuesto a medida.
Sistema de chats
Hay ocasiones en las que los participantes de tu congreso necesitan de una plataforma que permita comunicarse de forma eficiente entre ellos.
Bikubo dispone para ello de un módulo que configura el acceso a un chat profesional, que tiene las siguientes características:
- Sistema web y app del chat, compatibles entre sí.
- Alta de distintos canales de comunicación, tantos como necesites, que te permitirá crearlos por temáticas, categorías de usuarios,...
- Administración mediante la intranet de bikubo, y mediante la plataforma del chat.
- Posibilidad de comunicarse en salas, o bien entre sí los participantes.
Herramientas de comunicación con los asistentes
Los organizadores de los eventos pueden requerir enviar comunicaciones a los asistentes, para transmitir una información. Puedes realizar con bikubo el envío masivo de SMS o de emails, según te interese.
El envío de SMS se puede realizar de distintas formas, como puede ser: a determinadas categorías de acreditaciones, a todos los asistentes, a un listado de asistentes contenido en un archivo Excel.
El envío de emails se puede realizar por determinadas categorías de acreditaciones, y adjuntar un archivo PDF informativo con el email.
Asistencia técnica
Es bastante común que se requieran nuestros servicios de asistencia técnica, de forma que personal de bikubo realice una ayuda in situ en los días que dura el congreso.
Las asistencias técnicas más frecuentes que realizamos son la de aportar equipo para la búsqueda e impresión de acreditaciones, y la de aportar equipos para la validación de accesos, con su configuración y seguimiento del funcionamiento correcto.
¿Quieres probar el sistema?
Date de alta y dispones de 20 tickets electrónicos y 10 acreditaciones electrónicas para probar gratis el sistema. Si tienes alguna duda, ponte en contacto con nosotros y descubrirás las ventajas de nuestros controles de acceso.
