LOGICIEL DE GESTION DE CONFÉRENCES

Pour gérer correctement un congrès, il est nécessaire d'avoir une bonne plate-forme informatique pour vous aider à le faire. Avec bikubo, nous vous proposons des outils qui vous aideront énormément avec les tâches les plus quotidiennes de gestion de votre congrès.

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Outils que nous proposons pour la gestion d'un congrès

Avec bikubo, vous pouvez générer des accréditations entièrement personnalisables avec votre conception, auxquelles pour ajouter un code QR. Nous mettons à votre disposition les outils suivants, qui ensemble, facilitent grandement gestion, réduisant le temps passé, les coûts de fonctionnement et les problèmes qui peuvent survenir :

Inscription à l'événement

  • Créez un formulaire d'inscription payant ou gratuit, avec notre plateforme de manière simple. Créez des formulaires de vente de billets avec bikubo, ils ont une série de fonctionnalités qui pourraient vous intéresser.
  • Vous pouvez ajouter les champs dont vous avez besoin.
  • Vous pouvez établir des conditions pour que certains champs ou d'autres soient affichés, selon le valeur saisie dans un autre champ.
  • Nos formulaires vous permettent d'établir la vente d'un même événement pour plusieurs dates. Par exemple, si votre conférence a une durée de trois jours, dans laquelle les participants peuvent s'inscrire en fonction de la journée, vous pouvez configurer l'inscription pour les différents jours, dans un seul formulaire, et il y a aussi une configuration avancée qui vous permet de modifier la capacité ou le prix selon la date que vous indiquez. L'acheteur de l'accréditation ne sera valable que pour la accès pour la date sélectionnée.
  • L'inscription à l'événement peut être directe, ou aller sur une liste d'attente qui après validation par le organisateur (individuel pour chaque participant ou massif pour plusieurs participants), devient définitif, l'envoi du e-mails de communication de chaque état correspondant.
  • Les formulaires peuvent être insérés proprement dans la page Web du client, sans que les logos ou informations bikubo n'apparaissent.
  • Si le lieu où vous allez organiser votre événement dispose de places assises numérotées, vous pouvez nous demander de faire une carte avec les sièges (sièges), afin que les participants puissent sélectionner le places à acheter. Il y a plus de description sur nos cartes de siège dans ce lien : schéma numéroté des sièges
  • Les commissions établies pour chaque vente sont de 1.5 % plus 0.35 euros.
  • Pour la monnaie peso mexicain, la commission est de 5 % plus 10 pesos mexicains.
  • Pour la devise dollar américain, la commission est de 5 % plus 0,15 dollar américain.

Intégration dans votre plateforme de vente en ligne, de notre système de livraison de billets et sa validation ultérieure.

Si vous avez déjà votre propre système de vente de billets en ligne et que vous avez besoin d'une automatisation pour envoyer nos billets directement à l'acheteur, nous avons une api qui peut être intégrée à votre plateforme Woocommerce ou Shopify.

Après chaque opération sur votre plateforme, vous pouvez communiquer avec la nôtre et certaines actions sont réalisées.

Gestion des listes d'attente

Comme indiqué ci-dessus, l'inscription d'un participant à l'événement peut être directe, ou passer à une liste d'attente qui après validation par l'organisateur, devient définitive, envoi des mails de communication de chaque état correspondant.

Vous pouvez également enregistrer des listes d'attente directement sur la plateforme, qui peut même être réutilisable pour des événements ultérieurs.

Les acceptations ou refus des personnes inscrites sur les listes d'attente peuvent être effectuer individuellement ou massivement.

Système de gestion des participants, partagé avec le client final

Vous pouvez partager chaque événement avec un ou plusieurs utilisateurs, afin qu'ils puissent réaliser certaines procédures simultanément avec vous.

  • Vous pouvez leur donner la permission de voir la liste des participants et de faire certaines procédures les concernant : modification des données, transmission de l'accréditation, modification des autorisations d'accès au points de contrôle, annulations d'accréditation, statistiques d'accès par utilisateur et autres options.
  • Vous pouvez leur permettre d'enregistrer des distributeurs, puis d'envoyer accréditations auprès des distributeurs qui en dépendent.
  • Les utilisateurs accrédités pourront envoyer massivement via des fichiers Excel, des accréditations aux participants
  • Vous pouvez partager des statistiques de vente et des validations avec ces utilisateurs.
  • Il est également possible que les paiements qui ont été effectués soient indiqués au système chaque distributeur à son patron, ou à l'administrateur. Cette comptabilité facilite le contrôle des encaissements des ventes par les distributeurs.

Envois individuels ou massifs d'accréditations électroniques aux participants

L'administrateur dispose dans son intranet de modules d'envoi individuel par email, Whatsapp ou SMS à participants à l'événement. Vous pouvez également envoyer en masse en téléchargeant un fichier excel par email ou SMS sur le participants. De cette façon, vous pouvez facilement et rapidement envoyer des billets à vos participants.

Les utilisateurs que vous y autorisez peuvent également envoyer en masse avec le téléchargement d'un Fichier Excel par email ou SMS aux participants.

Contrôle des ventes réalisées

Il est important pour un organisateur d'événements de contrôler le nombre de ventes qui sont effectuée pour chaque catégorie de billet. Pour cela nous vous proposons différentes fonctionnalités :

  • Il existe un panel de statistiques de ventes par dates et par distributeurs, pour chaque catégorie d'accréditation. Vous pouvez consulter les statistiques ou les télécharger dans des fichiers Excel.
  • Pour les formulaires de vente en ligne, vous pouvez définir le nombre maximum à vendre de chaque catégorie.
  • Vous pouvez attribuer aux distributeurs le nombre maximum d'accréditations à distribuer dans chaque catégorie.
  • Il y a un paramètre dans l'intranet de chaque catégorie qui vous permet d'indiquer le nombre maximum d'accréditations à distribuer pour chaque catégorie, qui comprend à la fois la vente en ligne et ventes par distributeur, de sorte que lorsque ce nombre est atteint, plus aucune vente n'est autorisée.

Mise en place de points de contrôle d'accès

Tous les tickets et cartes que vous générez avec bikubo peuvent avoir un QR ou un code activé de barreaux, qui sert d'élément de contrôle d'accès individualisé.

Notre système de contrôle d'accès permet une configuration hautement paramétrable, ce qui permet s'adapter à de nombreux besoins de nos clients. Vous trouverez ci-dessous une description d'une série de fonctionnalités qui nous offrons:

  • Vous pouvez ajouter pour chaque événement, autant de points de contrôle que nécessaire, et sélectionner pour chaque catégorie de billet ou de carte, si vous avez accès à chaque point de contrôle ajouté. Exemples de points de contrôle ils peuvent être : Porte A, zone VIP, bus, consommation de bar,... Ainsi, vous pouvez établir pour une catégorie VIP, que les tickets qui lui sont associés pourront être validés pour l'accès à l'espace VIP, au bus et à un verre au bar.
  • Pour chaque point de contrôle, il existe différents paramètres que nous permettons de configurer : le nombre maximum de validations autorisées, établir une période de validation, certaines dates de validation autorisées, ainsi que des créneaux horaires ou des jours de la semaine, et vous pouvez également définir des dates qui ne sont pas autorisées pour la validation.
  • L'option permettant ou refusant la validation à un point est également activée contrôle, que certaines conditions de validation d'accès soient remplies ou non à d'autres points de contrôle. Par exemple, ne permettre la validation d'une boisson au bar si l'accès à la porte A n'a pas été validé auparavant Autre exemple il peut s'agir de ne pas autoriser la validation de l'accès à la porte B, s'il a déjà été validé à la porte A.
  • Une autre configuration des validations d'accès consiste à considérer la somme des validations par groupes, de manière à ce qu'un nombre maximum de groupes puisse être autorisé. Par exemple, s'il y a 5 portes d'accès à un événement, L'accès utilisateur peut être activé pour les 5 portes, et une seule validation peut être configurée pour tous.
  • Il est possible de configurer la validation des points de contrôle, tels que l'entrée et la sortie. Cela vous permettra de contrôler la capacité à tout moment. Si vous sélectionnez l'option de validation des entrées et qu'il y a quelqu'un déjà à l'intérieur avec le QR, le système affichera une erreur indiquant ce détail, et si vous sélectionnez l'option de validation de sortie, et qu'il y a quelqu'un à l'extérieur avec le QR, le système affichera également une erreur indiquant ce détail.
  • Vous pouvez consulter à tout moment le nombre de validations effectuées, pour chaque point de contrôle. Vous pouvez également partager un lien au cas où vous auriez besoin que plus de personnes soient au courant de ces données.

Systèmes de validation de contrôle d'accès

Nous nous adaptons aux différentes situations qui peuvent se présenter, notamment en termes de nombre de participants pouvant être à un événement et les conditions de couverture internet pour la validation de l'accès. Pour lui, Vous disposez de différents systèmes de contrôle pour valider l'accès des participants avec bikubo.

  • En premier lieu, une première application est téléchargée sur les référentiels Android et iOS, ce qui permet utilisez la caméra des appareils mobiles pour lire le code QR. C'est une solution très simple et rapide. Dans la l'intranet de l'administrateur, il y a un nom d'utilisateur et un mot de passe, et avec la connexion de l'utilisateur, vous pouvez commencer à scanner le participants.
  • Deuxièmement, nous avons une autre application téléchargée sur les référentiels Android et iOS, qui vous permet de connecter des lecteurs de codes à barres ou QR via Bluetooth, et une lecture très rapide est obtenue Il est très utile pour les événements à forte affluence de participants et permet d'éviter la formation de files d'attente. grands. Avec ce système, vous disposez d'un appareil de lecture professionnel à un prix très abordable.
  • Troisièmement, vous pouvez ouvrir un lien Web dans un navigateur sur un ordinateur (il est obtenu sur l'intranet de l'administrateur), et qu'après appairage des lecteurs code-barres ou QR via bluetooth ou par câble, une lecture très rapide est obtenue. Il est également très utile pour les événements à forte affluence des participants.
  • Si vous avez des tourniquets d'accès dans vos locaux, ou si vous souhaitez que nous les installions, nous pouvons également Nous pouvons configurer votre accès afin qu'ils puissent vérifier l'accès par rapport à nos bases de données.
  • Un aspect important est que vous pouvez contrôler l'accès des participants à votre événement, avec ou sans connexion internet. Pour travailler sans connexion internet, les tickets sont préalablement téléchargés à la base de données interne de l'appareil contrôleur, en appuyant sur un simple bouton à tout moment lorsque vous avez connexion, et le reste du temps, vous pouvez travailler sans connexion Internet.

Intranet pour les personnes présentes à votre événement

Notre plateforme vous permet d'inscrire des participants à votre événement, simultanément avec un intranet, avec lequel vous pouvez personnaliser son contenu. Les caractéristiques de cet intranet sont :

  • Configuration des sections via l'intranet de l'administrateur. évolutif à tout moment.
  • Gestion des fichiers à télécharger par les utilisateurs
  • Un système de gestion des réservations est disponible pour les points de contrôle.
  • Liste des accès aux points de contrôle par dates.
  • Liste d'accès pour chaque utilisateur.
  • Personnalisation de la mise en page de l'intranet.

Système de mise en réseau

Dans de nombreux événements d'entreprise, il est nécessaire de faciliter l'interaction entre les participants, ou entre les participants et les stands. bikubo propose pour cela une série d'outils technologiques :

  • Avec bikubo, un participant peut scanner le code QR d'un autre participant et ainsi collecter pour votre intranet, les données de la personne scannée.
  • Les cabines peuvent scanner les participants et un formulaire leur est présenté pour la collecte d'informations.
  • Des codes QR peuvent être mis à disposition sur les stands afin qu'ils puissent être scannés par participants et collecter des informations auprès d'eux, en associant ces informations à chaque participant.
  • Dans les formulaires d'inscription, il est possible d'établir des agendas de visite pour les stands, dans lesquels sont indiqués les espaces disponibles.

Certificats de présence

Après la célébration du congrès, il peut être nécessaire d'envoyer un certificat personnalisé à chaque assistant, en indiquant les présentations auxquelles ils ont assisté ou d'autres informations.

Avec bikubo, vous pouvez envoyer les certificats en masse, en utilisant votre propre modèle et configurer le mail ou le SMS à envoyer.

Collecte d'informations à l'accès à l'événement

À l'occasion, il peut être nécessaire pour l'organisateur d'un congrès de recueillir des informations lorsque accéder à certains points de contrôle, comme lors de la livraison des cadeaux.

Avec bikubo, vous pouvez établir des formulaires ou des questionnaires qui seront affichés dans l'application de validation, après le scan. Plus tard, vous téléchargez ces données pour le traitement dont vous avez besoin.

Développement du site web du congrès

Si vous avez besoin d'un site web pour votre événement, contactez-nous. Nous répondrons à vos besoins, et nous vous proposerons un budget sur mesure.

Système de chat

Il y a des occasions où les participants de votre congrès ont besoin d'une plate-forme qui permet communiquer efficacement les uns avec les autres.

Bikubo a un module pour cela qui configure l'accès à un chat professionnel, qui a les fonctionnalités suivantes:

  • Système Web et application de chat, compatibles entre eux.
  • Enregistrement de différents canaux de communication, autant que vous en avez besoin, qui Il vous permettra de les créer par thèmes, catégories d'utilisateurs,...
  • Administration via l'intranet bikubo et via la plateforme de chat.
  • Possibilité de communiquer dans les salles, ou entre les participants.

Outils de communication avec les participants

Les organisateurs d'événements peuvent être tenus d'envoyer des communications aux participants, à transmettre de l'information. Vous pouvez envoyer des SMS ou des e-mails en masse avec bikubo, selon vos centres d'intérêt.

L'envoi de SMS peut se faire de différentes manières, telles que : à certaines catégories des accréditations, à tous les participants, à une liste de participants contenue dans un fichier Excel.

L'envoi d'emails peut se faire par certaines catégories d'accréditations, et joindre un fichier PDF informatif avec l'e-mail.

Assistance technique

Il est assez courant que nos services d'assistance technique soient requis, de sorte que Le personnel de Bikubo fournit une assistance sur place pendant les jours du congrès.

L'assistance technique la plus fréquente que nous effectuons consiste à fournir des équipements pour le la recherche et l'impression des accréditations, et de fournir le matériel de validation d'accès, avec sa configuration et le contrôle du bon fonctionnement.

Vous souhaitez tester le système?

Inscrivez-vous et vous disposez de 20 billets électroniques et de 10 accréditations électroniques pour essayer gratuitement le système. Si vous avez des questions, contactez-nous et vous découvrirez les avantages de nos contrôles d'accès.

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